Est-ce vraiment indispensable que ce soit vous qui fassiez les horaires ?
Votre temps ne pourrait-il pas être mieux investi ailleurs ?
Pourriez-vous déléguer cette tâche afin de gagner du temps ?
Mais, déléguer, ça prend du temps, avant d’en faire gagner. C’est comme le reste : il faut mettre en place des structures pour que la délégation soit un succès. Sinon, c’est certain que personne ne voudra se responsabiliser si cela implique des échecs.
Voici neuf phases à retenir et à appliquer pour déléguer une tâche souvent ardue en clinique : les horaires.
Ces étapes éviteront qu’elles deviennent… des horreurs !
1. Comptabilisez le temps qu’on investit dans ce travail
La meilleure chose est de le faire sur deux semaines. Supposons que vous constatez que cela vous prend deux heures pour concevoir l’horaire. Par la suite, n’oubliez pas d’inscrire toutes les minutes passées à répondre aux demandes d’échanges ou aux incompréhensions du genre : « C’est encore moi qui travaille trois soirs, alors que l’autre technicienne en a juste deux. » ou aux multiples requêtes « Je n’arrive pas à ouvrir Dropbox. Peux-tu juste me renvoyer l’horaire svp. » Vous constaterez rapidement que les « Peux-tu juste » sont très énergivores…
2. Décidez à qui vous voulez confier ce mandat
La personne doit avoir les qualités personnelles et la volonté pour réussir. Par exemple, dans le cas de l’horaire, vous aimeriez compter sur quelqu’un capable de concentration et d’éthique. Vous ne voulez pas qu’une employée favorise ses amies au détriment des autres dans le but de toujours s’assurer de travailler les mêmes jours qu’une autre personne.
Vous pouvez aussi offrir la tâche et choisir parmi celles qui sont intéressées. Attention cependant ! Cette technique risque de vous mettre dans l’embarras si la seule personne concernée en est justement une que vous jugez inapte à réussir.
Soyez donc précis dans vos attentes et les qualités recherchées.
3. Demandez à cette personne si la tâche l’intéresse
Expliquez-lui clairement vos attentes afin qu’elle prenne une décision éclairée et dites-lui pourquoi vous avez pensé à elle pour le faire. Cela pourrait être : « Mélina, j’ai pensé que tu pourrais t’occuper de l’horaire. Ça te ferait un projet à toi à faire en période plus tranquille. Je pense que tu peux très bien y arriver étant donné ta grande éthique professionnelle, ta capacité à te concentrer et à revenir à une tâche même si tu es dérangée. » Il serait facile pour Mélina d’imaginer qu’elle pourrait avoir du temps, par exemple, payée de la maison pour établir l’horaire, surtout si vous l’avez toujours fait de chez-vous. Vous devez expliquer clairement, et ce, dès le début les conditions dans lesquelles la tâche sera réalisée.
4. Appuyez Mélina devant tous et dites à l’équipe pourquoi elle a votre confiance pour ce travail
Vous pourriez préciser que les demandes doivent vous être envoyées à vous et Mélina en même temps et que cette dernière n’a pas ainsi l’odieux de refuser certaines requêtes.
Si une personne visait aussi cette tâche et ne l’a pas obtenue, c’est à vous d’aller la rencontrer et de lui expliquer les raisons qui ont motivé votre choix. Il faut prendre garde à ce que Mélina n’essuie la frustration de sa collègue qui se sent flouée. Vous pouvez diriger cette employée vers une responsabilité qui vous convient et qui l’intéresse.
5. Écrivez clairement toutes les consignes et assurez-vous que Mélina les comprend
Par exemple : Deux techniciennes en santé animale les samedis et une assistante, une personne exclusivement pour la boutique de 16 h à 19 h les jeudis et vendredis, n‘oublie pas les cours de comportement à 10 h les vendredis ; ainsi Gabrielle ne compte pas sur l’horaire.
Tout doit être écrit. Notez aussi la façon dont vous fonctionnez quand moins de gens sont disponibles en périodes super occupées ou très tranquilles.
Consignez toutes les demandes à un seul endroit pour éviter les confusions. Par exemple, Virginie non disponible les mercredis à cause de son cours de ballet.
6. Évitez les confusions
Par exemple, un horaire modifié ne s’appellera pas « Bon horaire décembre » puisqu’il pourra aussi devenir désuet s’il doit être changé. Il se nommera plutôt Horaire décembre fait le 16 novembre. Tant de précautions évitent qu’un employé soit confus et rejette ;a faute sur Mélina qui a accepté le défi.
7. Accordez du temps à Mélina pour faire l’horaire
Il n‘est pas toujours nécessaire de bloquer une plage dans l’agenda (mis à part en période occupée, il y a souvent des temps plus tranquilles dans les journées en clinique) mais Mélina ne peut être celle à qui reviennent toutes les tâches. On voit souvent en clinique une personne qui a toutes les responsabilités, c’est alors difficile pour elle et démotivant pour les autres qui n‘obtiennent pas de projet. L‘équipe peut être avisée que Mélina travaille sur l’horaire dans une salle de consultation fermée et qu’on doit aller la chercher si des clients attendent ou que le vétérinaire en a besoin.
8. Gardez-vous du temps pour faire un suivi régulier avec Mélina sur la progression de l’horaire
A-t-elle éprouvé des difficultés ? Qu’est-ce qui peut être amélioré ? intéressez-vous aux demandes de chacun, aux incompréhensions. N’oubliez pas que c’est le flou qui génère le conflit.
9. Déléguez les résultats, pas seulement la tâche
Remerciez publiquement Mélina pour son travail. Informez l’équipe de ce que vous faites avec le temps ainsi libéré. Par exemple, « Maintenant que je ne m’occupe plus de l’emploi du temps, j’ai revu notre manuel de l’employé qui est maintenant à jour. » Soyez ouvert à toutes les suggestions d’amélioration, surtout celles provenant de Mélina. Évitez de vouloir garder le mérite avec des propos du genre : « C’est facile pour Mélina de faire l’horaire, je lui ai fait un canevas clair, elle a juste à remplir les cases. » Quiconque a déjà géré les horaires en clinique, sait que ce n’est jamais facile et qu’il y aura toujours la gestion des « Peux-tu juste… » !
Paru dans Le Rapporteur Hiver 2017 de l’Association des médecins vétérinaires du Québec
